Regulamin
przyznawania dofinansowania uczestnictwa w konferencji
ze zmianami wprowadzonymi 25 kwietnia 2024 roku
Regulations for granting funding for conferences
with changes introduced on April 25, 2024
1. O dofinansowanie mogą ubiegać się osoby, które:
a. mają afiliację polskiej jednostki naukowej;
b. będą prezentować wyniki badań, które przynajmniej w części są wynikiem eksperymentu wykonanego w ESRF w ramach przyznanego czasu pomiarowego.
Preferowaną formą jest wystąpienie ustne. Uczestnicy z prezentacjami plakatowymi mogą ubiegać się o dofinansowanie pod następującymi warunkami:
* doktoranci i studenci: jeżeli pomimo wystąpienia o prezentację ustną dostali akceptację prezentacji plakatowej;
* doktoranci i studenci: w przypadku czołowych konferencji międzynarodowych, gdzie wystąpienia plakatowe mają wysoką rangę i podlegają wewnętrznej selekcji;
* naukowcy ze stopniem doktora i wyższym: w szczególnie uzasadnionych przypadkach ocenianych każdorazowo przez Radę Krajowego Konsorcjum.
2. Dofinansowanie w maksymalnej wysokości 9500 PLN jest przeznaczone na pokrycie kosztów:
a. podróży;
b. opłaty konferencyjnej;
c. zakwaterowania;
d. wyżywienia podczas konferencji.
3. Jeżeli koszty związane z konferencją przekroczą sumę dostępnych środków możliwe jest zaoferowanie kandydatowi częściowego finansowania.
4. Wniosek powinien zawierać:
a. informacje na temat prelegenta (afiliacja, dane kontaktowe, cv naukowe) oraz informacja czy wnioskodawcą projektu, którego wyniki będą prezentowane, jest polska jednostka naukowa;
b. informacje na temat konferencji, w tym nazwa, miejsce, termin oraz adres strony internetowej;
c. abstrakt pracy;
d. potwierdzenie przyjęcia abstraktu do prezentacji ustnej lub plakatowej w przypadkach określonych w punkcie 1[1];
e. kalkulację całkowitych kosztów uczestnictwa w konferencji;
f. deklaracja braku możliwości sfinansowania tego udziału z innych źródeł (plik dostępny do pobrania na stronie Projektu).
5. Pierwszeństwo w uzyskaniu dofinansowania mają osoby, które tego dofinansowania wcześniej nie uzyskały. Preferowani będą młodzi naukowcy[2]. Dodatkowo punktowane będą prezentacje wyników eksperymentów, gdzie wnioskodawcą była polska jednostka naukowa. Pod uwagę będzie również brana ranga konferencji.
6. Aplikacje będą przyjmowane w trybie ciągłym. Aplikacje będą oceniane i akceptowane przez Radę Krajowego Konsorcjum jednostek naukowych zainteresowanych korzystaniem z Europejskiego Centrum Promieniowania Synchrotronowego w Grenoble.
7. Podstawowym warunkiem uzyskania zwrotu kosztów jest zamieszczenie w abstrakcie i prezentacji podziękowań do grantu Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego nr 2021/WK/11.
8. Rada Krajowego Konsorcjum będzie dokonywała oceny złożonych wniosków wg następujących kryteriów:
a) ranga konferencji: 0-5 pkt,
b) potencjał naukowy wnioskodawcy: 0-5 pkt,
c) prezentacja wyników projektu w ESRF prowadzonego przez polską jednostkę: 0-5 pkt,
d) zasadność wydatków: 0-2 pkt.
9. Informacje o laureatach będą zamieszczane na stronie udziału Polski w ESRF: http://www.ifpan.edu.pl/esrf/
10. Wnioski powinny być przesyłane na adres e-mail:
esrf-polska@ifpan.edu.pl
[1]Ze względu na to, że najczęściej terminy wnoszenia opłat konferencyjnych są bardzo bliskie terminom rozsyłania akceptacji abstraktów, dopuszcza się złożenie aplikacji wcześniej i przesłanie w zamian potwierdzenia ubiegania się o prezentację ustną (ewentualnie plakatową w przypadkach określonych w punkcie 1) lub odpowiedniego oświadczenia. W takim przypadku Rada Krajowego Konsorcjum może rozpatrzyć wniosek wcześniej i wydać warunkową decyzję, która po dosłaniu oficjalnego potwierdzenia przyjęcia abstraktu do prezentacji automatycznie przekształci się w decyzję ostateczną.
[2]Przez młodego naukowca, zgodnie z art. 360 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r.– Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (j.t. Dz. U. z 2021 r. poz. 478), rozumie się uczestnika studiów doktoranckich lub pracownika uczelni, który: 1) jest doktorantem lub nauczycielem akademickim i nie posiada stopnia doktora albo 2) posiada stopień doktora, od uzyskania którego nie upłynęło 7 lat.
Regulamin dofinansowania konferencji
Deklaracja dofinansowania konferencji
Praktyczne informacje
* Czas rozpatrywania wniosku o dofinansowanie wynosi około 2 tygodni.
* Aplikację można złożyć wcześniej przesyłając potwierdzenie ubiegania się o prezentację. W takim przypadku Rada Krajowego Konsorcjum może rozpatrzyć wniosek wcześniej i wydać warunkową decyzję, która po dosłaniu oficjalnego potwierdzenia przyjęcia abstraktu do prezentacji automatycznie przekształci się w decyzję ostateczną.
* W przypadku pozytywnej decyzji, zwrot kosztów konferencji następuje na podstawie noty księgowej wystawionej przez jednostkę delegującą.
* Przedstawiony kosztorys powinien być zgodny z przepisami odnośnie delegacji krajowych lub zagranicznych.
Pozycje, o których trzeba pamiętać przy konstrukcji kosztorysu:
– diety: ilość i wysokość;
– noclegi: ilość i cena;
– opłata konferencyjna: wysokość;
– podróż: środek lokomocji, skąd/dokąd;
– dieta dojazdowa (jeżeli dotyczy);
– wiza (jeżeli dotyczy).
Regulations for granting funding for conferences
with changes introduced on April 25, 2024
1. People who can apply for funding:
a. have an affiliation with a Polish scientific institution;
b. will present research results that are, at least in part, the result of an experiment performed at the ESRF within the allocated beamtime.
The preferred form is an oral presentation. Participants with poster presentations may apply for funding under the following conditions:
* PhD students and students: if, despite applying for an oral presentation, they received acceptance for a poster presentation;
* PhD students and students: in the case of leading international conferences, where poster presentations are of high importance and are subject to internal selection;
* scientists with a doctoral degree and higher: in particularly justified cases, assessed each time by the Council of the National Consortium.
2. Funding in the maximum amount of PLN 9500 is intended to cover the costs of:
a. travel;
b. conference fee;
c. accommodation;
d. meals during the conference.
3. If the costs associated with the conference exceed the total available funds, it is possible to offer the candidate partial financing.
4. The application should include:
a. information about the speaker (affiliation, contact details, scientific CV) and information whether the main proposer of the project whose results will be presented is from a Polish scientific institution;
b. information about the conference, including name, place, date and website address;
c. abstract of the presentation;
d. confirmation of acceptance of the abstract for oral or poster presentation in the cases specified in point 1[1];
e. calculation of the total costs of participation in the conference;
f. declaration of the inability to finance this participation from other sources (file available for download on the Project website).
5. Priority in obtaining funding is given to people who have not previously received funding. Preference will be given to young scientists[2]. Additionally, points will be awarded to presentations of experimental results, where the main proposer was a Polish research institution. The rank of the conference will also be taken into account.
6. Applications will be accepted on a continuous basis. Applications will be assessed and accepted by the Council of the National Consortium of Scientific Institutions Interested in the Use of the European Synchrotron Radiation Source in Grenoble
7. The basic condition for obtaining reimbursement is to include acknowledgments to the grant no. 2021/WK/11 of the Ministry of Science and Higher Education in the abstract and presentation.
8. The Council of the National Consortium will evaluate the submitted applications according to the following criteria:
a) conference rank: 0-5 points,
b) scientific potential of the applicant: 0-5 points,
c) presentation of the results of the project in the ESRF leaded by a Polish institution: 0-5 points,
d) justification of expenses: 0-2 points.
9. Information about the winners will be published on the website of Poland’s participation in the ESRF: http://www.ifpan.edu.pl/esrf/
10. Applications should be sent to the following e-mail address: esrf-polska@ifpan.edu.pl
[1]Due to the fact that most often the deadlines for paying conference fees are very close to the deadlines for sending the acceptance of abstracts, it is allowed to submit the application earlier sending a confirmation of applying for an oral presentation (or poster presentation in the cases specified in point 1) or an appropriate declaration. In such a case, the Council of the National Consortium may consider the application earlier and issue a conditional decision, which, after sending the official confirmation of acceptance of the abstract for presentation, will automatically turn into a final decision.
[2]By a young scientist, in accordance with Art. 360 section 2 and 3 of the Act of July 20, 2018 – Law on Higher Education and Science (consolidated text: Journal of Laws of 2021, item 478), means a participant of PhD studies or an employee of a university who: 1) is a PhD student or an academic teacher and does not hold a doctoral degree or 2) holds a doctoral degree for no longer than 7 years.
Regulations for granting funding for conferences
Declaration of funding for conferences
Practical information
* The application processing time takes approximately 2 weeks.
* The application can be submitted in advance by sending confirmation of applying for a presentation. In such a case, the Council of the National Consortium may consider the application earlier and issue a conditional decision, which, after sending the official confirmation of acceptance of the abstract for presentation, will automatically turn into a final decision.
* In the event of a positive decision, the conference costs are reimbursed on the basis of an accounting note issued by the delegating institution.
* The presented cost estimate should be consistent with the regulations regarding domestic or foreign delegations.
Items to remember when preparing a cost estimate:
– daily allowances: quantity and amount;
– accommodation: quantity and price;
– conference fee: amount;
– travel: means of transport, from/to;
– commuting allowance (if applicable);
– visa (if applicable).