Regulamin
przyznawania dofinansowania uczestnictwa w konferencji
ze zmianami wprowadzonymi 26 września 2022 roku
1. O dofinansowanie mogą ubiegać się osoby, które:
a. mają afiliację polskiej jednostki naukowej;
b. będą prezentować wyniki badań, które przynajmniej w części są wynikiem eksperymentu wykonanego w ESRF w ramach przyznanego czasu pomiarowego;
c. będą prezentować wyniki swoich badań w formie ustnej.
2. Dofinansowanie w maksymalnej wysokości 9500 PLN jest przeznaczone na pokrycie kosztów:
a. podróży;
b. opłaty konferencyjnej;
c. zakwaterowania;
d. wyżywienia podczas konferencji.
3. Jeżeli koszty związane z konferencją przekroczą sumę dostępnych środków możliwe jest zaoferowanie kandydatowi częściowego finansowania.
4. Wniosek powinien zawierać:
a. informacje na temat prelegenta (afiliacja, dane kontaktowe, cv naukowe) oraz informacja czy wnioskodawcą projektu, którego wyniki będą prezentowane, jest polska jednostka naukowa;
b. informacje na temat konferencji, w tym nazwa, miejsce, termin oraz adres strony internetowej;
c. abstrakt pracy;
d. potwierdzenie przyjęcia abstraktu do prezentacji ustnej[1];
e. kalkulację całkowitych kosztów uczestnictwa w konferencji;
f. deklaracja braku możliwości sfinansowania tego udziału z innych źródeł (plik dostępny do pobrania na stronie Projektu).
5. Pierwszeństwo w uzyskaniu dofinansowania mają osoby, które tego dofinansowania wcześniej nie uzyskały. Preferowani będą młodzi naukowcy[2]. Dodatkowo punktowane będą prezentacje wyników eksperymentów, gdzie wnioskodawcą była polska jednostka naukowa. Pod uwagę będzie również brana ranga konferencji.
6. Aplikacje będą przyjmowane w trybie ciągłym. Aplikacje będą oceniane i akceptowane przez Radę Krajowego Konsorcjum jednostek naukowych zainteresowanych korzystaniem z Europejskiego Centrum Promieniowania Synchrotronowego w Grenoble.
7. Podstawowym warunkiem uzyskania zwrotu kosztów jest zamieszczenie w abstrakcie i prezentacji podziękowań do grantu Ministerstwa Edukacji i Nauki nr 2021/WK/11.
8. Rada Krajowego Konsorcjum będzie dokonywała oceny złożonych wniosków wg następujących kryteriów:
a) ranga konferencji: 0-5 pkt,
b) potencjał naukowy wnioskodawcy: 0-5 pkt,
c) prezentacja wyników projektu w ESRF prowadzonego przez polską jednostkę: 0-5 pkt,
d) zasadność wydatków: 0-2 pkt.
9. Informacje o laureatach będą zamieszczane na stronie udziału Polski w ESRF: http://esrf.ifpan.edu.pl/
10. Wnioski powinny być przesyłane na adres e-mail:
esrf-polska@ifpan.edu.pl
[1]Ze względu na to, że najczęściej terminy wnoszenia opłat konferencyjnych są bardzo bliskie terminom rozsyłania akceptacji abstraktów, dopuszcza się złożenie aplikacji wcześniej i przesłanie w zamian potwierdzenia ubiegania się o prezentację ustną lub odpowiedniego oświadczenia. W takim przypadku Rada Krajowego Konsorcjum może rozpatrzyć wniosek wcześniej i wydać warunkową decyzję, która po dosłaniu oficjalnego potwierdzenia przyjęcia abstraktu do prezentacji ustnej automatycznie przekształci się w decyzję ostateczną.
[2]Przez młodego naukowca, zgodnie z art. 360 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r.– Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (j.t. Dz. U. z 2021 r. poz. 478), rozumie się uczestnika studiów doktoranckich lub pracownika uczelni, który: 1) jest doktorantem lub nauczycielem akademickim i nie posiada stopnia doktora albo 2) posiada stopień doktora, od uzyskania którego nie upłynęło 7 lat.
Regulamin-dofinansowanie-konferencji-MEiN-ESRF
Deklaracja-dofinansowanie-konferencji-ESRF
Praktyczne informacje
* Czas rozpatrywania wniosku o dofinasowanie wynosi około 2 tygodni.
* Aplikację można złożyć wcześniej przesyłając potwierdzenie ubiegania się o prezentację ustną. W takim przypadku Rada Krajowego Konsorcjum może rozpatrzyć wniosek wcześniej i wydać warunkową decyzję, która po dosłaniu oficjalnego potwierdzenia przyjęcia abstraktu do prezentacji ustnej automatycznie przekształci się w decyzję ostateczną.
* W przypadku pozytywnej decyzji, zwrot kosztów konferencji następuje na podstawie noty księgowej wystawionej przez jednostkę delegującą.
* Przedstawiony kosztorys powinien być zgodny z przepisami odnośnie delegacji krajowych lub zagranicznych.
Pozycje, o których trzeba pamiętać przy konstrukcji kosztorysu:
– diety: ilość i wysokość;
– noclegi: ilość i cena;
– opłata konferencyjna: wysokość;
– podróż: środek lokomocji, skąd/dokąd;
– dieta dojazdowa (jeżeli dotyczy);
– wiza (jeżeli dotyczy).